Configurer votre espace de travail

L’espace de travail, votre environnement IA d’entreprise

Un espace de travail ChatGPT Enterprise est un environnement dédié à votre organisation. Membres, facturation et sécurité y sont gérés au même endroit, et conversations, GPTs et fichiers y restent séparés de tout usage personnel, sous les règles de l’organisation. Un collaborateur qui a aussi un compte personnel garde les deux espaces bien distincts, sauf s’il fusionne le sien dans celui de l’entreprise, ce qui est définitif.

La configuration initiale prend quelques heures. Une organisation des accès mal pensée se corrige en revanche pendant des mois, parce qu’il faut reprendre des permissions incohérentes membre par membre. C’est l’une des rares décisions de ce cours qu’il vaut mieux prendre lentement.

Organiser les accès : groupes, rôles et projets

Dans un espace Enterprise, l’organisation des accès repose sur les groupes et les rôles. Les groupes rassemblent les personnes par équipe, par fonction ou par responsabilité. Ils ne donnent aucun droit par eux-mêmes : on leur attribue des rôles, et on s’en sert pour partager des GPTs. Les rôles personnalisés règlent ensuite l’accès aux fonctions — modèles, projets, mémoire, ChatGPT Work — pour chaque population.

Le travail d’équipe au quotidien se fait dans les projets partagés, qui rassemblent conversations, fichiers et instructions autour d’un objet de travail précis. Le marketing travaillera dans « Création de contenu », les RH dans « Rédaction d’offres d’emploi », la finance dans « Préparation budgétaire ». Un chantier transversal, comme le lancement d’une offre, se traite de la même façon : un projet partagé entre les personnes concernées, plutôt qu’un nouvel espace où il faudrait tout reconstruire.

Configurer, étape par étape

OpenAI recommande de préparer l’espace dans cet ordre, avant toute invitation massive.

1. Confirmez les rôles, les types de sièges et le périmètre du lancement.
2. Vérifiez les domaines et configurez l’identité, en revoyant la création automatique de comptes.
3. Mettez en place le SSO et le SCIM.
4. Créez les groupes et attribuez les rôles personnalisés.
5. Réglez l’espace : nom et apparence, instructions de l’espace, politique d’IA présentée aux membres, accès à ChatGPT Work, modèles proposés par défaut.
6. Activez les applications, les GPTs, les plugins et les domaines approuvés.
7. Ouvrez ChatGPT Work, les agents d’espace et Codex aux équipes qui en ont besoin.
8. Configurez les contrôles de sécurité et de conformité, dont la politique de conservation.
9. Suivez l’adoption et posez des contrôles de dépenses adaptés à votre mode de facturation.

Les réglages qui comptent

La rubrique Permissions & roles des paramètres de l’espace concentre l’essentiel : modèles disponibles, création et partage de GPTs, projets, mémoire partagée et mémoire améliorée, partage de liens, accès local ou dans le cloud à ChatGPT Work. Chaque réglage s’applique au rôle par défaut de l’espace ou à un rôle personnalisé, ce qui permet par exemple de réserver une fonction à une équipe pilote.

La politique d’IA mérite un soin particulier. Rédigée dans les paramètres généraux, elle s’affiche aux membres tous les trente jours et à chaque mise à jour : c’est l’endroit naturel pour rappeler les règles d’usage, les données interdites et le contact à solliciter en cas de doute. Un collaborateur sans point d’entrée passera ses premières semaines à reproduire ce qu’il faisait sur son compte personnel.

Les applications et les plugins, enfin, sont désactivés par défaut dans les nouveaux espaces Enterprise, à l’exception d’une sélection d’applications : relisez cette liste et n’ouvrez chaque connecteur qu’après avoir vérifié ce qu’il permet de lire et d’écrire. Les propriétaires peuvent aussi autoriser ou bloquer le changement de compte, qui permet de rester connecté à la fois à un compte personnel et au compte professionnel.

L’erreur la plus fréquente consiste à inviter tout le monde avant d’avoir posé les groupes et les rôles. OpenAI le souligne : les administrateurs doivent alors nettoyer des permissions incohérentes, et certains membres reçoivent plus ou moins d’accès que prévu.

À vous de jouer

Dessinez votre modèle d’accès. Listez les groupes que vous créerez, les rôles personnalisés dont ils auront besoin et, pour chacun, les fonctions ouvertes ou fermées : modèles, projets, mémoire, ChatGPT Work, applications. Rédigez ensuite en dix lignes la politique d’IA qui s’affichera aux membres, et faites-la valider avant d’inviter qui que ce soit.

Sources officielles : ChatGPT Enterprise admin quickstart · Managing workspace settings in ChatGPT Enterprise · What is a ChatGPT Enterprise workspace? How can I switch workspaces? · Admin controls, security, and compliance for plugins and apps · Projects in ChatGPT (centre d’aide OpenAI)

Points clés à retenir

• Un espace Enterprise sépare les contenus de l’organisation de tout usage personnel et les place sous ses règles.
• Les accès s’organisent par groupes et rôles personnalisés ; le travail d’équipe se fait dans les projets partagés.
• Suivez l’ordre recommandé : rôles et sièges, identité, SSO et SCIM, groupes et rôles, réglages, puis ouverture des fonctions.
• La politique d’IA s’affiche aux membres tous les trente jours : servez-vous-en pour vos règles d’usage.
• N’invitez largement qu’après avoir posé groupes et rôles.